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弗吉尼亚州泰森斯——2025年，全美汽车经销商协会（NADA）原定在新奥尔良举办年度NADA展会时，该市遭遇了历史性暴风雪。

恶劣天气逼近之际，NADA迅速启动应急预案，与合作伙伴协同行动，并与参会者和参展商保持密切沟通。

最终展会仍实现了73%的出席率，超过1.5万名专业人士冒寒赴会，所有演讲嘉宾无一缺席。

《展会经理人》杂志青年专业者专栏特邀NADA会议、大会与展览高级副总裁、会议专业人士认证持证人梅丽莎·沃尔珀特，共同为活动策划者制定冬季天气应对指南。

沃尔珀特的冬季天气应对准则

务必制定涵盖冬季天气场景的全面应急预案，确保物流与沟通方案可随时启动。

切忌慌乱。若领导层自乱阵脚，团队必将陷入混乱。

务必专注当下要务——保持步步为营的推进节奏。

务必基于现有信息全力以赴。

务必将安全置于首位，确保道路与人行道畅通，最大限度保障通行安全。

沃尔珀特还提供了以下建议：

给组织者的冬季天气应对贴士

1. 保持信心

沃尔珀特的核心任务是维持NADA团队的冷静、积极与专注。

“我们整周传递的信息很简单：我们能应对。我们致力于为所有到场者呈现最优质的展会体验。”沃尔珀特表示。

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2. 协同合作是关键

“我们与市政府、机场及州政府持续协作，实时监控道路与机场状况。”沃尔珀特说，“机场从周一下午关闭至周四中午。参会者展现出惊人决心——许多人改签亚特兰大、休斯顿或杰克逊维尔等邻近城市，租车结伴完成剩余行程。”

3. 做好灵活应变准备

NADA将几乎所有货运提前至暴风雪来临前抵达，放弃了原定的分批运输方案。

“原定布展周期从周一开始，但暴风雪周二凌晨来袭，我们将货运布展调整至周六至周一全天进行。”沃尔珀特解释道，“这需要加速展台搭建进度并与参展商紧密协调。面对550余家参展商、超90万平方英尺的展区，我们成功将90%的物资运入场馆。”

“过程虽艰难，但展馆仅延迟数小时开放——从周二上午推迟至中午，最终仅23家企业未能参展。这一成果得益于搭建商、会展中心、参展商与我们团队间的高效沟通协作。”

此外，NADA全面调整了展会日程，并改造了原定室内外结合的欢迎招待会。

“受天气影响，我们将活动整体移入会展中心，利用现有主会场舞台进行演出。”沃尔珀特说，“所有食品从原场地转移；餐车设置在会展中心外，食物经转运入场。装饰物料重新布置……根据当地酒水供应法规，所有酒精饮品必须通过会展中心采购。现场虽忙乱，但最终顺利运转。”

4. 沟通、沟通、再沟通

“信息传递至关重要。向参会者和参展商提供及时准确的信息能改变全局。”沃尔珀特强调，“保持清晰高频的沟通，以简明书面形式更新物流安排、日程变更及注意事项。确保各方获得充分信息与安全感是组织者的责任。”

5. 考虑提供天气信用额度

对于因暴风雪无法出席者，NADA团队提供了次年展会的信用额度，超千人使用了该选项。

“灵活性很重要。我们发现天气信用额度往往比退款更令参会者满意。”沃尔珀特指出，“某种程度上，有些人确实无法成行——这完全可以理解。”

进阶建议

沃尔珀特补充建议：

欢迎加入这个特别“俱乐部”。

你并非孤军奋战。

借助行业网络——我们多数人都曾经历类似挑战。

制定预案。

与搭建商及合作伙伴共同完善方案。

问题不在于“是否”发生，而在于“何时”发生。

展会必须继续。

办法总比困难多。

竭尽所能——若条件允许，务必开幕。

若不可为，至少已全力以赴。

永不放弃。

精心筹备，自会吸引参与者。

明确保险条款中关于天气的细则。

做最坏的打算。

怀最好的期待。

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